PRINCE2 is een bekende methode voor projectmanagement. Het helpt om projecten waarin meerdere processen door elkaar lopen gestructureerd te laten verlopen. Je kunt met PRINCE2 projecten opsplitsen in behapbare fases. Dat is bijvoorbeeld handig bij het ontwikkelen van software. Ook wij maken voor onze projecten dan ook regelmatig gebruik van elementen uit PRINCE2. We leggen je graag uit wat PRINCE2 precies is.
Wat is PRINCE2?
PRINCE2 is een methode voor projectmanagement die bedoeld is om complexe projecten gestroomlijnd te laten verlopen. De afkorting staat voor PRojects IN Controlled Environments. Het is wereldwijd de meest gebruikte methode om projecten te managen.
De methode is oorspronkelijk ontwikkeld door Office of Government Commerce, een Britse semi-overheidsorganisatie. De eerste versie van PRINCE verscheen in 1989. Sindsdien zijn er allerlei verbeteringen doorgevoerd en is de methode flink uitgebreid. Daarom wordt sinds 1996 gesproken over PRINCE2: de tweede versie van PRINCE.
PRINCE2 was eerst vooral bedoeld voor projectmanagement in de IT. Maar sinds de veranderingen is de methode breder toepasbaar. Ook veel andere sectoren maken er nu gebruik van.
Waarom PRINCE2 toepassen voor projectmanagement?
Een project kan al snel erg complex worden als er meerdere processen door elkaar heen lopen. PRINCE2 is bedoeld om al die processen inzichtelijk te maken. Dat doe je door al het werk dat voor een project moet gebeuren op te splitsen in behapbare fases.
Dat opsplitsen is handig voor het managen van het project, maar maakt het ook eenvoudiger om naar opdrachtgevers en stakeholders te communiceren waar je aan werkt en hoe het ervoor staat met het project. Bovendien is zo voor de opdrachtgever helderder waar hij precies welke investering voor doet.
De methode biedt daarbij allerlei handvatten (principes, processen en thema’s). Die beschrijven bijvoorbeeld hoe je mensen en activiteiten binnen een project coördineert en begeleidt. Ook bieden ze handvatten om bij te sturen als een project niet gaat zoals gehoopt.
De principes van de PRINCE2-methode
De PRINCE2-methode gaat uit van zeven basisprincipes:
- Zorg steeds voor zakelijke rechtvaardiging. Het moet gerechtvaardigd zijn dat je deze tijd en middelen in het project steekt. Ook moet het duidelijk zijn wat het rendement van de investering in het project is.
- Leer van eerdere ervaringen. De projectteams moeten blijven leren van ervaringen met eerdere projecten. Een logboek kan daarbij helpen.
- Definieer de rollen en verantwoordelijkheden. Zorg ervoor dat iedereen weet wat hij of zij moet doen én wat anderen doen. Ook moet helder zijn wie beslissingen mogen nemen.
- Deel het project op in fases. Groepeer taken in behapbare blokken of fases.
- Escaleer alleen als het niet anders kan. Het idee bij PRINCE2 is dat managers zo min mogelijk hoeven in te grijpen als het project goed draait. Informeer het management alleen als er echt iets (mogelijk) misgaat.
- Pak het project productgericht aan. Het moet van tevoren helder zijn wat de verwachtingen van het product zijn. De eisen voor het product bepalen de taken waar je aan werkt, in plaats van andersom. Dit sluit goed aan op de principes van Design Thinking.
- Stem de methode af op het project. Het is zeker niet de bedoeling om de principes van de PRINCE2-methode te rigide op te volgen. Aanpassen en opschalen kan altijd. Sterker nog: het is juist de bedoeling dat je de PRINCE2-methode op zo’n manier aanpast dat het aansluit bij jouw specifieke project.
PRINCE2 kent naast deze zeven principes ook nog zeven thema’s en zeven processen. Omdat wij geloven dat je een managementtheorie altijd moet afstemmen op jouw situatie en niet naadloos hoeft op te volgen, treden we niet te veel in detail daarover.
Zoals voor elke managementtheorie geldt: te strakke opvolging maakt je star. De methode schiet dan zijn doel voorbij. Ga dus flexibel om met een methode als PRINCE2 en kijk welke aspecten voor jouw project nuttig zijn.
Hoe passen we bij Iconica PRINCE2 toe?
Bij Iconica ontwikkelen we maatwerksoftware voor opdrachtgevers. De ontwikkeling van bijvoorbeeld een app is uiteraard een complex project. PRINCE2 helpt om zo’n project in heldere fases op te splitsen. Wij noemen die fases “werkpakketten”.
We kunnen dankzij PRINCE2 helder communiceren naar opdrachtgever toe wat we in een bepaalde fase aanpakken en hoeveel de investering daarvoor bedraagt. Zo weet je precies waar je aan toe bent.
> Lees ook: een app ontwikkelen, hoe gaat dat in zijn werk?
PRINCE2 + Scrum
Overigens combineren we PRINCE2 met principes uit Scrum. Zo werken we in sprints van twee weken aan vooraf afgesproken delen van een project. Een paar SCRUM-blokken samen vormen een werkpakket, dat tot een concreet product leidt. Dat concrete product is bijvoorbeeld het Minimum Viable Product: de eerste bruikbare versie van het product met alle minimaal vereiste functionaliteiten. Maar het kan ook het Proof of Concept zijn: een grof ontwerp dat puur bedoeld is om te testen of alles goed werkt.
PRINCE2 is een belangrijke toevoeging aan Scrum. Scrum is als populairste methode binnen de softwarewereld een goed startpunt. Maar PRINCE2 is daarnaast handig om helder naar de opdrachtgever toe te communiceren wat we precies opleveren, hoeveel het kost en wat je kunt verwachten.
Daarnaast gebruiken we Kanban om het werk in een sprint in behapbare taken op te splitsen en die taken over de betrokken professionals te verdelen.
Overigens gebruiken we geen van die methoden heel strikt. We zien ze alle drie als een handvat, niet als een strakke richtlijn. We kijken dan ook per opdrachtgever wat passend is voor deze opdracht en voor jouw bedrijf.
