Kanban is een methode om onzichtbaar werk zichtbaar te maken. Het helpt je om een groot project op te splitsen in concrete taken en daarbij het overzicht te houden over waar mensen mee bezig zijn, wat al is afgerond en wat nog gedaan moet worden. Wij gebruiken Kanban om ons proces van apps ontwikkelen te stroomlijnen. Maar wat is Kanban precies en hoe pas je het goed toe? We leggen het je uit.
Wat is Kanban?
Kanban is een methode waarmee je zowel het werkproces als het werk dat gedaan wordt (of moet worden) visualiseert. Dat doe je door alle taken die op de planning staan te verdelen in drie kolommen:
- To Do: taken die nog niet zijn gestart.
- Doing: taken waar één of meerdere mensen op dit moment mee bezig zijn.
- Done: taken die zijn volbracht.
Daarmee zorg je ervoor dat het proces steeds zo goed mogelijk doorloopt én dat je knelpunten direct kunt opsporen en oplossen. Je maakt transparant wat er moet gebeuren, weet van elke taak waar in het proces die staat en hebt een beter overzicht van de werkverdeling. De projectmanager kan in één oogopslag zien wie waarmee bezig is.
De oorsprong van Kanban
Kanban komt van de Japanse woorden ‘kan’ (= visueel) en ‘ban’ (= kaart). De methode is oorspronkelijk bedacht in de Japanse productiefabrieken van Toyota door Taiichi Ohno. Medewerkers vulden daar kratten met auto-onderdelen voor klanten.
Taiichi Ohno kwam op het idee om op de buitenkant van de kratten een Kanban-kaart te bevestigen. Hierop stond precies hoeveel exemplaren van elk onderdeel per leverancier in de krat moesten komen. De krat ging leeg naar de ene medewerker, werd gevuld en ging dan door totdat deze volledig gevuld terug kon. Dankzij de Kanban-kaart hielden medewerkers het overzicht én konden zij zien hoeveel tijd het proces kost. Of in dit geval: hoeveel tijd het kost om de krat gevuld terug te ontvangen.
Sinds 2004 wordt de Kanban-methode veel toegepast bij softwareontwikkeling, in de IT en ook in heel andere branches. Uiteraard zonder plastic kratjes, maar met dezelfde doelen: overzicht houden, de workflow visualiseren en werkprocessen soepel laten verlopen.
Principes van de Kanban-methode
De Kanban-kaart uit de Toyota-fabriek is nog steeds een belangrijk onderdeel van de Kanban-methode. In het algemeen gaat Kanban uit van vier principes:
- Visualiseer de workflow. Dat doe je met een Kanban-bord. Dit kan een whiteboard zijn met post-its, maar je kunt ook een digitaal overzicht maken met tools als Trello. Als je er maar drie kolommen op zet: To Do, Doing en Done. Soms komen daar overigens nog andere kolommen bij, zoals een backlog of een kolom ‘In review’.
- Beperk het werk in uitvoering. Waar het vaak misgaat in processen, is dat professionals alles zo snel mogelijk willen oppakken (het “Push-model”). Daardoor wordt de workload zó groot dat de doorlooptijd toeneemt en dat resultaat langer op zich laat wachten. Bij Kanban werk je daarentegen volgens het “Pull-model”. Je trekt pas nieuw werk aan zodra daar capaciteit voor is. Dat betekent een snellere levertijd en betere kwaliteit. Ook ben je meer wendbaar om dingen tussendoor op te pakken.
- Zorg voor flow. Het is belangrijk dat de taken (Kanban-kaarten of post-its) zo vloeiend mogelijk door het proces heen gaan. Oftewel: dat ze vlot van ‘To Do’ naar ‘Doing’ en van ‘Doing’ naar ‘Done’ gaan. Dus met zo min mogelijk wachttijd. Loopt het proces ergens vast, dan ga je kijken wat er beter of efficiënter kan.
- Zorg voor continue verbetering. Verder is een belangrijk principe bij de Kanban-methode dat je feedbackmomenten inbouwt. Dat is soms dagelijks, soms wekelijks, soms maandelijks of minder vaak. Daarin bespreek je hoe het proces verloopt en wat mogelijk beter kan.
Trello als digitaal Kanban-bord
Je moet Kanban zien als een richtlijn waarmee je een proces kunt stroomlijnen. Daarvoor bestaat niet één vaste aanpak. Je kunt de Kanban-methode op allerlei manieren toepassen. Dat kan met een flip-over met post-its in drie kolommen, maar je kunt het ook op een whiteboard uittekenen of de Kanban-methode digitaliseren. Wij doen bij Iconica dat laatste.
Er bestaan digitale programma’s waarin je taken in kaartjes kunt ordenen in ‘To Do’, ‘Doing’ en ‘Done’ en die kaarten aan personen kunt toewijzen. Bij Iconica werken we met de tool Trello om het ontwikkelen van een app op te splitsen in behapbare taken en daar de juiste professionals op te zetten. Dat helpt om het proces per project heel helder te maken. Je ziet direct wie wat gaat doen, wat de deliverables zijn, welke taken er nog gedaan moeten worden en waar in het proces we staan.
Kanban vs. Agile werken
Kanban en Agile werken is niet hetzelfde. Wel zijn die twee aan elkaar gerelateerd. Kanban is een planningssysteem dat duidelijk maakt wat je moet produceren en wanneer en hoeveel ervan nodig is. Je kunt het toepassen in allerlei methodes, waarvan Scrum (een vorm van Agile werken) er één is.
Hoe passen wij de Kanban-methode toe?
Wij werken met een mix van Kanban, Scrum en PRINCE2 om software te ontwikkelen voor opdrachtgevers. Kanban is daarbij vooral bedoeld om werk in te plannen en te geven aan de juiste professional binnen ons (en eventueel jouw) team. Vanuit Trello behouden we het overzicht, zodat we jou op tijd de afgesproken versie van de software met de besproken functionaliteiten kunnen opleveren.
Werken we met een developer vanuit de klant samen? Dan zit diegene vaak ook in ons Trello-systeem. Vind je het fijn om het overzicht te houden over het ontwikkelen van de app (ongeacht of een eigen developer meewerkt of niet)? Dan geven we je uiteraard ook graag toegang tot ons Trello-bord.
Dus: wat is Kanban?
Kort samengevat: Kanban is een manier om te visualiseren wat er gedaan moet worden en waar het team staat in het proces. Dit is in ons geval handig bij het ontwikkelen van software, maar ook buiten de IT wordt het steeds meer gebruikt. Wij gebruiken Trello om ons ontwikkelproces van maatwerksoftware te stroomlijnen. Zo weten we altijd precies waar we staan in het proces, wat er moet gebeuren en wie waarmee bezig is. Daardoor houden we overzicht en kunnen we jou de tussen- en eindproducten altijd volgens planning opleveren.
